1- تتولى وزارة الثقافة والإعلام ممثلة بوكالة الوزارة للشؤون الثقافية مسؤولية تنظيم المعرض وإدارته والإشراف عليه وتكون هي المرجع في كل ما يخص المعرض.

2- تقوم الجهات المشاركة في المعرض بتزويد إدارة المعرض بقائمة مطبوعاتها ومطبوعات موكليها التي ستشارك بها بالمعرض. تعبئة " استمارة عناوين الإصدارات" في موعد أقصاه 5/2/1433هـ الموافق 30/12/2011م . ينظر البريد الإلكتروني من خلال الموقع:
http//riyadhbookfair.org.sa

3- تقوم إدارة المعرض بإشعار المشارك بالموافقة على مشاركته عبر الانترنت.

4- عند اعتماد المشاركة لا يحق للجهة المشاركة المطالبة باسترداد الرسوم أو الانسحاب إلا بموافقة إدارة المعرض.

5- آخر موعد لقبول طلبات الاشتراك هو   5/ 2/ 1433هـ الموافق  30/ 12/ 2011م .

6- آخر موعد لقبول طلبات التأشيرات هو   5/ 2/ 1433هـ  الموافق  30/ 12/ 2011م .

7- استلام طرود الكتب  حتى 26/3/1433هـ الموافق 18/2/2012م .

8- تسليم الأجنحة يوم 11/4/1433هـ  الموافق 4/3/2012م  .

9- تقوم دور النشر المشاركة في المعرض بترتيب الأجنحة المخصصة لها في موعد أقصاه الساعة 12 ظهراً من يوم 12/4/1433هـ الموافق 5/3/2012م . آخر يوم لإخلاء المعارض 24 / 4/ 1433هـ الموافق 17/ 3/2012م .